Jeden nezaplacený účet firmu obvykle nepoloží. Když se ale s platbou zdrží odběratel, který tvoří podstatnou část tržeb, z běžné administrativní nepříjemnosti se rychle stane problém. Firma dál platí mzdy, materiál i dodavatele, ale očekávané peníze nikde. Jak reagovat, aniž byste poškodili vztah se zákazníkem nebo vlastní provoz?
Nejdřív zjistěte, proč platba nedorazila
Automatická upomínka má smysl, u významného zákazníka však většinou nestačí. Zavolejte člověku, který má fakturu skutečně na starosti. Nemusí jít o váš běžný obchodní kontakt. Ve větších firmách objednávku schvaluje někdo jiný, fakturu kontroluje další oddělení a peníze odesílá centrální účtárna.
Ověřte si, zda zákazník fakturu přijal, nechybí na ní číslo objednávky a nikdo nerozporuje část dodávky. Někdy doklad jen čeká v systému bez správného přiřazení. Takový zádrhel vyřeší jeden telefonát. Jindy už první rozhovor ukáže, že odběratel nemá problém s fakturou, ale s vlastní hotovostí. A to je podstatný rozdíl.
Chtějte datum, ne neurčitý příslib
Věta „pošleme to co nejdříve“ zní uklidňujícím dojmem, praktickou hodnotu však nemá. Potřebujete vědět, zda peníze dorazí ve čtvrtek, za dva týdny, nebo až příští měsíc. Ptejte se přímo: „K jakému datu můžeme platbu reálně očekávat?“
Termín si nechte potvrdit e-mailem. Nemusíte hned posílat formální výzvu. Stačí stručně shrnout telefonát, částku a slíbený den úhrady. Získáte písemný záznam a omezíte prostor pro pozdější nedorozumění.
Pokud zákazník navrhne splátky, chtějte přesné částky a data. První menší platba může pomoci, ale dlouhý splátkový kalendář někdy jen prodlužuje nejistotu. Není špatné si také stanovit penále, pokud by se jednotlivé splátky zpozdily.
Přepočítejte dopad na nejbližší týdny
Podnikatelé často sledují především celkový zisk zakázky, ale v této chvíli rozhoduje pohyb peněz. Projekt může v účetnictví vypadat výborně, přesto kvůli němu firma nemusí mít dost prostředků na výplaty nebo materiál pro další práci.
Sepište si platby, které musíte během příštích čtyř až šesti týdnů skutečně odeslat. Rozdělte je na:
- výdaje, bez kterých se provoz zastaví,
- platby, které lze po dohodě posunout,
- náklady, které může firma dočasně omezit.
Takový přehled často ukáže, že nepotřebujete nahradit celou nezaplacenou fakturu. Chybět může jen částka na překlenutí několika kritických dnů. Stejně tak ale zjistíte, zda problém ohrožuje i další zakázky.
Neplaťte závazky jen podle jejich stáří
Když na účtu chybí peníze, nabízí se zaplatit faktury v pořadí, v jakém přišly. Takový postup ovšem nemusí dávat obchodní smysl. Přednost mají platby, které chrání schopnost firmy pokračovat v práci.
Výrobní podnik obvykle upřednostní materiál, bez kterého se zastaví zakázka. Servisní firma potřebuje uhradit mzdy technikům, pohonné hmoty a klíčové licence. U každého výdaje si proto položte jednoduchou otázku: Co se stane, když ho zaplatíme o týden později?
S dodavateli jednejte ještě před splatností. Navrhněte konkrétní termín a následně ho dodržte. Včasná dohoda působí lépe než několik dní dělání mrtvého brouka zakončených omluvou. Spolehlivému partnerovi řada dodavatelů umožní platbu rozdělit nebo mírně posunout.
Provoz lze překlenout několika způsoby
Ne každá firma má rezervu, která pokryje větší výpadek. Část peněz na účtu navíc můžete potřebovat na rozpracované zakázky, daně nebo sezonní nákup zásob.
Podle délky prodlení a velikosti faktury připadá v úvahu využití provozní rezervy, posunutí vybraných plateb, záloha od jiného zákazníka, odkup pohledávky nebo dočasné externí financování.
Úvěr pro podnikatele může pomoci překlenout období, kdy firma čeká na vystavenou fakturu, ale musí dál fungovat. U odkupu pohledávky počítejte s tím, že firma nedostane celou fakturovanou částku. Výhodou ale bývá rychlejší přístup k penězům. Nevýhodou pak cena služby.
Další zakázku automaticky neodmítejte
Velký zákazník mívá ve firmě zvláštní postavení. Obchodníci se bojí přerušit dodávky, protože nechtějí přijít o důležitý kontrakt. Pokračovat v práci bez úhrady starších faktur však znamená, že firma zákazníka financuje ze svého.
Novou objednávku proto neposuzujte jen podle její hodnoty. Spočítejte také, kolik dalších peněz vložíte do materiálu, dopravy a práce, než odběratel zaplatí. Další velká zakázka může situaci místo záchrany ještě zhoršit.
To však neznamená, že ji máte odmítnout. Zvažte ale vyšší zálohu, průběžnou fakturaci po etapách, kratší splatnost nebo zahájení práce až po úhradě staršího dluhu. Taková podmínka nemusí vztah ukončit. Pouze nastaví hranici, za kterou už firma nemůže nést náklady sama.
Po zaplacení změňte pravidla
Jakmile peníze dorazí, svádí to k rychlému návratu do běžného režimu. Firma smaže červené označení u faktury a pokračuje dál. Právě tehdy by však měla zjistit, proč měla jedna opožděná platba tak velký dopad.
Možná zákazník tvoří příliš velkou část obratu. Možná vaše firma financuje materiál ze svého, zatímco odběratel platí dlouho po dokončení práce. Nebo sice sledujete splatnosti, ale nezohledňujete peníze uvázané v rozpracovaných zakázkách.
Jak postupovat pro příště?
- Stanovte limit otevřených pohledávek na jednoho odběratele
- U nákladných projektů rozdělte platby do etap
- Kontrolujte dluhy před přijetím další objednávky.
Jeden zákazník s opožděnou platbou pak nebude rozhodovat o tom, zda firma zvládne zaplatit všechno ostatní.
